Паспорт архивохранилища образец заполненный

Настоящие рекомендации распространяются паспорт архивохранилища образец заполненный организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации реорганизации. Государственные организации включают в паспорт паспорт архивохранилища образец заполненный сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта: на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью; на документы, относящиеся к паспорт архивохранилища образец заполненный части Архивного паспорт архивохранилища образец заполненный Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц. Паспорт архивохранилища образец заполненный на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор соглашение с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации 2. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем его углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В строке «кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, паспорт архивохранилища образец заполненный форму и форму собственности государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и паспорт архивохранилища образец заполненный. Наименование организационно-правовых форм юридических паспорт архивохранилища образец заполненный должно проводиться в строгом соответствии со ст. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории при расположении архивов научно-технической документации, управленческой документации, по личному составу на разных территориях, все они указываются в обязательном порядке. В первом разделе паспорта архива «Научно-техническая документация. Общие сведения» отчитывающаяся организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно-технической паспорт архивохранилища образец заполненный НТД и годах её создания. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками соисполнителяминезависимо от того, в каком подразделении хранится документация технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т. При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные на правах подлинных экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются. Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета регистрации научно-технической документации, принятой в организации. При поточной валовой системе регистрации, когда каждый графический или текстовой документ учитывается в инвентарной книге журнале под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам 101—104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов отчетов по темам, информационных обзоров, научных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описанийзарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы лист чертежа, том. Примеры заполнения графы 1: а 561 260 листов; б 72 460 томов; в 561260 листов + 72460 томов. Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 без указания учетной единицы2500 единиц, 2500 графики. При пообъектной попроектной, покомплектной системе регистрации проектно-конструкторской и технологической документации в графе 1 по строкам 102- 104 паспорт архивохранилища образец заполненный суммарное количество проектов конструкторских разработок, технологических процессов или комплектов чертежей, составляющих отдельные паспорт архивохранилища образец заполненный разделы проекта узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки-частизарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы. Примеры заполнения графы 1: а 6000 проектов разработок ; б 6000 комплектов. Неправильные варианты: 6000 без слов проект, разработка, процесс ; 6000 графики и текста; 6000 книг. При наличии в организации смешанной системы учета научно-технической документации в графе 1 по строкам 101-104 через знак «+» даются суммарные сведения по всем существующим системам учета. Пример заполнения графы 1: а 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов; б 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов. При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102—104 суммируются данные по всем имеющимся паспорт архивохранилища образец заполненный организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства. При заполнении паспорт архивохранилища образец заполненный 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк. Строка 105 «прочие виды» заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, паспорт архивохранилища образец заполненный. Пример заполнения графы 1, строки 105: а 500 заявочных комплектов на изобретения. В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101—105. Примеры заполнения графы 1, строки 106: а 50000 листов чертежей + 500 томов; б 500 томов при наличии только НД ; в 1000 проектов + 2500 Комплектов чертежей + 300 томов при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД. Раздел 2 паспорта архива «Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации. В графе 1 раздела 2 паспорт архивохранилища образец заполненный строках 202—204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных в области капитального строительства разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала далее — архивное учреждение в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 — самой поздней из включенных в указанный перечень. При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют». В строках 201 и 205 в графе 1 раздела 2 делается паспорт архивохранилища образец заполненный. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации — 25 лет после завершения разработки, для конструкторской — 15 лет, для научно-исследовательской и технологической — 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная паспорт архивохранилища образец заполненный, разработанная до 1975 г. Раздел 3 «Документы на машинных носителях информации. Базы данных БД » заполняется в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», а также функционирующие базы данных. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных паспорт архивохранилища образец заполненный в мегабайтах Мбайт. В графе 3 раздела 3 указывается суммарное количество машинных носителей оптические диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты и т. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях. В разделе 4 «Управленческая документация» приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения приказы руководителя организации по основной деятельности, тематические планы, протоколы заседаний Технического совета, годовые отчеты о деятельности организации и т. Сформированное дело принимается за единицу хранения. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед. В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 — год, указанный в паспорт архивохранилища образец заполненный паспорта архива. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством — 15 лет. Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год паспорт архивохранилища образец заполненный раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 — год, указанный в заголовке паспорта архива. Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если паспорт архивохранилища образец заполненный по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед. В разделе 5 «Кадры» указываются сведения о количестве работников архивов научно-технической строка 501 и управленческой строка 502 документации. Если в организации отсутствует действующий научно-технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой «архива НТД нет». Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» в технических помещениях, подвале и т. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения отражают характеристики мест реального хранения НТД и УД рабочих комнат, коридоров, подвалов, технических помещений и т. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи ; указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица. © РГАНТД, 2002—2016 Использование материалов сайта РГАНТД допускается только после письменного согласия администрации сайта.



COPYRIGHT © 2010-2016 klub1899.ru